Metatiedoista voidaan puhua monella tasolla, näistä lisää mm. Wikipedian artikkelissa. Kirjastoissa on totuttu puhumaan luettelointitiedoista synonyymina metatiedolle, vaikka metatiedon käsite on laajempi. Sinänsä metatieto ja yhteisluettelo ovat pyörineet kirjastoalan keskusteluissa pitkään, mutta uutta potkua molempiin tuli Next Media -hankkeen myötä vuonna 2012. Koko kirja-alan yhdistänyt NextMedian eReading -hanke otti käsiteltäväksi e-kirjoihin liittyvän metatietoketjun prosessikuvauksen. Pian ilmeni, että tämä asia koski samalla tavalla myös painettua kirjaa. Me kirjoittajat olimme mukana eReading-hankkeessa yleisten kirjastojen edustajina, ja jouduimme ensin käymään keskustelun yleisten kirjastojen metatieto-osaamisesta kustantajavetoisessa työryhmässä. Samalla perustelimme kirjaston asemaa huippuosaajana ja aktiivisena toimijana. Seurauksena oli se, että koko prosessia alettiin miettiä uudelta pohjalta.
Keskeiseksi kysymykseksi nousi se, miksi suurin osa kustantajista ennakkotiedon tuottajina tekee työtä vain itselleen? Miksi ihmeessä pienessä maassa, jossa kaikki osapuolet ovat huolissaan lukemisesta ja lukevan yleisön paremmasta tavoittamisesta, keskitytään pelkästään omien työprosessien hiomiseen, eikä nähdä kokonaisuutta? Käydyissä keskusteluissa kävi nopeasti selväksi, että voimien yhdistäminen on kaikkien etu. Prosessi on saatava kustannustehokkaaksi, tietotekniikkaa hyväksikäyttäväksi sekä kaikille osapuolille avoimeksi. Jatkossa kuvailutietoa rikastavat kierros kierrokselta eri toimijat – mukana myös yleiset kirjastot. Kuvailutietoa on mahdollista myös jakaa eri vaiheissa julkis- ja yritysorganisaatioille, jotka haluavat jatkojalostaa sitä.
Kirjastoissa ja kirjastoissa on eroja
Yleiset kirjastot eivät ole arkistomaisia kirjojen ja muun aineiston säilytyspaikkoja, eivätkä ne pelkästään tallenna luettelointitietoja mekaanisesti. Yleisten kirjastojen metatietoprosessin yksi merkittävin eroavaisuus verrattuna tieteellisiin kirjastoihin on hankinnan ja luettelointitiedon välinen kiinteä yhteys. Yleiset kirjastot hankkivat käytännössä kaiken aineistonsa ennakkotietojen perusteella. Ennakkotiedot siirtyvät tällä hetkellä integroiduissa kirjastojärjestelmissä teosten tilaamisten jälkeen pääsääntöisesti asiakkaiden nähtäviksi.
Metatieto paljaana, rikastettuna ja linkitettynä liittyy tulevaisuudessa yhä kiinteämmin yleisten kirjastojen toimintaan, mukaan lukien kuljetuslogistiikka, kellutus, suosittelut, verkkokirjastokokemus, markkinointi fyysisessä ja virtuaalisessa tilassa. Metatieto on se, millä niin kirjasto kuin kirjakauppias palvelee asiakkaita. Se on hunajapurkki, johon asiakkaat suunnistavat löytääkseen kiinnostavaa aineistoa.
Tavoitteenamme on, että rikastettu ja linkitetty kuvailutieto päivitetään ennakkotietoja täydentämällä, riippumatta siitä tuotetaanko se kirjastossa vai ostetaanko se ulkopuoliselta toimijalta. Ennakkotietojen rikastamiseen liittyy jo nyt paljon automatiikkaa. Haasteena nykymallissa ovat kuitenkin asiakkaiden tarpeista huolehtiminen, luettelointitiedon avoin käyttö ja saannin nopeus, päällekkäinen työ kirjastoissa, yhteistyön puute muun kirja-alan kanssa sekä yleisten kirjastojen näkyvyyden parantaminen.
Luettelointitiedon avoimuus ja vapaa käyttö on kirjastoille ydinkysymys. Kirjastot edistävät demokratiaa ja niitä ylläpidetään verovaroilla. Siksi yleisistä kirjastoista saatavissa olevan aineiston on oltava kaikkien nähtävissä, haettavissa ja saavutettavissa. Samalla tavalla luettelointitiedonkin on, itse tuotettuna tai ostettuna, oltava vapaasti kaikkien käytettävissä yritysmaailma – yritysmaailma mukaan lukien.
Tällä hetkellä luetteloinnissa tehdään paljon päällekkäistä työtä. Toisaalta sama luettelointitieto ostetaan sopimustoimittajalta satoja kertoja, koska luettelointisopimukset ovat kuntakohtaisia. Monet kirjastot täydentävät hankittuja luettelointitietoja tai tekevät primaariluettelointia itse. Tällä hetkellä yleisten kirjastojen luettelointiin käyttämän työn määrän on arvioitu olevan noin 200 henkilötyövuotta. Se on paljon, niin henkilöissä kuin rahassa mitattuna. Luettelointityössä on selvästi jätetty hyödyntämättä kaikki keskittämisen mahdollisuudet. Asian hyvä puoli on se, että kirjastoissa voidaan melko helposti organisoida uudelleen työtä, jos metatietoprosessi saadaan onnistuneesti uudistettua.
Asiakasnäkökulmaa
Kirjastoissa asiakasnäkökulmaa on nostettu vuosi vuodelta enemmän esille. Palveluja kehitetään käyttäjälähtöisesti ja erilaisin palvelumuotoilun keinoin. Tähän mennessä metatiedon merkitystä asiakasnäkökulmasta ei ole kuitenkaan pohdittu. Kansainväliset mallit niin kirjastoissa kuin verkkokaupoissa osoittavat metatiedon merkityksen positiivisen käyttäjäkokemuksen kannalta – siitä ikonisena esimerkkinä verkkokirjakauppa Amazon. Käyttäjäkokemus vaikuttaa niin positiivisiin kuin negatiivisiin kokemuksiin, olipa se sitten kirjastonkäyttöä tai kirjamyyntiä. Kirjasto ei ole tässä mielessä itsenäinen saari, koska ilman kirjamyyntiä ei ole kirjankustannusta, ja ilman kustannustoimintaa ei ole kotimaista kirjallisuutta eikä aineistoja kirjastoissa. Siksi metatietoa ja koko kuvailuprosessia on ajateltava myös asiakkaan näkökulmasta. Kehitystyötä varten tarvitaan tutkimusta siitä, miten asiakas hyödyntää nykyisiä verkkokirjastoja, miten hän hakee niistä aineistoa sekä siitä, mitä ja miten haluaisi niistä löytää haluamiaan teoksia ja tietoa. Mikä sitten on luettelointityön arvo asiakkaalle?
Kaipaamme konkreettisia vastauksia sellaisiin kysymyksiin kuin: miten yleisten kirjastojen asiakkaat oikeasti käyttävät metatietoja? Mitkä asiat metatiedossa helpottavat aineiston löydettävyyttä? Voiko luetteloinnin avulla saada asiakkaille muuta lisäarvoa kuin erilaisia hakuvaihtoehtoja, kuten suosituksia, taustainformaatiota teoksista ja linkkejä muihin aineistoihin? Miten verkkokirjastoa voidaan edelleen kehittää fyysisen tilan lisäksi – voidaanko nämä kaksi asiaa yhdistää, ja jos – niin millä tavoin? Voiko verkkokauppa olla esillä verkkokirjastossa ja tarjota asiakkaalle lisämahdollisuuden saada haluttu teos? Muun muassa Aalto-yliopistolla on kokemusta kuluttajiin eli käytännössä yleisten kirjastojen käyttäjiin kohdistuvasta tutkimuksesta. Kehitystyö on hedelmällisintä monitieteellisesti ja muodikkaalla termillä sanoen iteratiivisesti eli kokeillen ja jatkuvin pienin parannuksin toteutettuna. Tästä saimme nauttia ja kerätä oppia NextMedia eReading -hankkeessa.
Melinda ja yleiset kirjastot
Yhteisluettelo on yleisten kirjastojen toivelistalla, ja Melindan kehitystyötä on seurattu ympäri Suomea suurella mielenkiinnolla. Pirkanmaan kirjastot (PIKI-kirjastot) ovat yleisistä kirjastoista ensimmäisenä ottaneet Melinda-haasteen vastaan ja pilotoineet, kuinka kokoelmat saadaan siirrettyä Melindaan, miten sinne voidaan luetteloida ja miten sieltä voidaan kopioida luettelointitietoja.
Metatiedon uudistamishankkeessa on seurattu paitsi pilotin edistymistä, myös keskustelua pilotista. Keskustelujen seuraamisen myötä on syntynyt epäilys, onko nykyisenkaltainen Melinda-konsepti toimiva yleisissä kirjastoissa. Yhteisluetteloa tarvitaan, mutta millainen sen pitää olla? Pitääkö sen tukea kirjastoammattilaisten työtä vai parempaa asiakaspalvelua? Kuinka monen yleisen kirjaston pitää tuottaa siihen tietoa? Riittääkö että tiedot siirtyvät pääsääntöisesti yhden toimijan kautta ja että niihin lisätään alueellisia täydennyksiä?
Yleisten kirjastojen hankintaprosessi on ennakoiva, ei ajantasainen tai jälkikäteinen, siksi myös metatietoja tarvitaan jo ennakkotilausten pohjaksi sekä markkinointiin ja verkkokirjastoon asiakkaiden haettavaksi. Metatieto liittyy yleisten kirjastojen hankintaketjuun tiivisti. Kun eri toimijat rikastavat ennakkotietoa niin automaattisesti kuin manuaalisesti, saadaan kustannustehokkaasti tuotettua yhdessä prosessissa laadukasta ja kaikkien tarpeeseen sopivaa metatietoa.
Yleisten kirjastojen Melinda-käyttö saattaa jäädä vähäiseksi, koska Melinda-tietokannasta ei ole tarvittavaa yhteyttä kirjastojärjestelmien hankintamoduuleihin, eikä Melindaa voi käyttää taustatietona modulaarisissa järjestelmissä, esimerkiksi tilattaessa aineistoa verkkokaupoista. Yleiset kirjastot ovat tottuneet käyttämään poimintaluettelointia eri paikoista. Melinda soveltuu hyvin poimintapaikaksi. Mutta, kuinka paljon poimintaa tarvitaan jatkossa, jos yleiset kirjastot saavat uutuusaineiston laadukkaat kuvailutiedot yhdestä paikasta nopeasti ja tarvitsemassaan formaatissa? Kirjastojärjestelmissä olevan vanhan aineiston kuvailutietojen rikastaminen poimintaluetteloinnilla ei tunnu enää järkevältä toiminnalta, ei asiakkaan tiedonhaun eikä kustannustehokkuuden kannalta.
Yleisten kirjastojen kokoelmissa on pääsääntöisesti samoja teoksia. Paikalliset julkaisut, AV-aineistot ja kotiseutu- ja erikoiskokoelmat tuovat oman lisänsä, mutta käytetyin osa kokoelmista on yhtenäistä. Tästä syystä riittäisi, että laajimman kokoelman omaava kirjasto veisi tiedot Melindaan.
Entäs sitten Finna?
Yleiset kirjastot ovat olleet mukana kahdessa Kansalliskirjaston vetämässä suuressa hankkeessa: Melindassa ja Finnassa. Finnaa on pilotoitu Vaski-kirjastoissa ja kokemukset ovat rohkaisevia. Asiakas voi hakea oman mielenkiintonsa mukaan niin oman kuntansa kirjastoista kuin tulevaisuudessa myös muista yleisistä ja tieteellisistä kirjastoista sekä muistiorganisaatioista. Näin Finna toimii yhteisluettelona asiakkaille.
Yleiset kirjastot voivat ottaa myös käyttöönsä Finnassa toimivan verkkokirjaston, johon voidaan lisätä paikallisesti tärkeitä uutisia ja tapahtumia. Lisäksi verkkokirjastoon voidaan tuoda Kirjastot.fi:n tuottamia valtakunnallisia palveluita, esimerkiksi Kirjasampo, Kirjastohakemisto, kirjastoalan tapahtumia, blogeja ym. Tämä säästää kirjastoilta aikaa, kun jokaisessa kirjastossa ei tarvitse tuottaa itse kaikkia sisältöjä. Finnan avulla saadaan yleisten kirjastojen verkkosivuille ja palveluille yhtenäisempi ilme, mikä auttaa asiakkaita löytämään ja käyttämään palveluita.
Finnan avulla yleiset kirjastot saavat näkyvyyttä asiakkaiden ja kuntapäättäjien keskuudessa. Tällä hetkellä kirjastojen kokoelmat eivät näy esim. Googlen hakutuloksissa, mutta Finnan kautta kokoelmat saadaan hakutuloksiin mukaan. Ikävä totuus on, että kaksi isoa käynnissä olevaa kansallista hanketta, joissa on myös pientä päällekkäisyyttä, ovat yleisten kirjastojen niukoilla kehittämisresursseilla liikaa, varsinkin kun kuntatalous vain tiukkenee. Mikäli rahoitusta kahdelle suurhankkeelle ei saada järjestymään, yleisten kirjastojen etu olisi kiirehtiä Finnaa.
Metatiedon uudistamishanke
Helsingin kaupunginkirjasto yleisten kirjastojen keskuskirjastona haki opetus- ja kulttuuriministeriöltä rahaa metatietoprosessin uudistamishankkeeseen, joka kulkee nimellä Yleiset kirjastot osaksi kirjastoalan tuote- ja palvelukonsepteja sekä yhteisluettelo Melindaa. Hanke alkoi toden teolla vuoden 2014 lokakuussa, jolloin hankkeeseen palkattu informaatikko alkoi mallintaa nykyistä yleisten kirjastojen luettelointiprosessia ja tutustui Melinda-projektiin yleisten kirjastojen näkökulmasta. Samanaikaisesti projektiryhmä teki yhteistyötä Yleisten kirjastojen Melinda-ryhmän kanssa ja aloitti keskustelut Kansalliskirjaston ja Kirjavälityksen kanssa.
Hankkeessa haluttiin aloittaa puhtaalta pöydältä. Kansalliskirjasto ja Kirjavälitys tulivat luonnollisella tavalla mukaan, koska ne hallinnoivat Kirjavälityksessä toimivaa Onix-keskusta. Kun projektiryhmä pyrki hahmottamaan muutoksia kuvailutiedon tuottamisen prosessissa, keskusteltiin useaan otteeseen Kansalliskirjaston toimijoiden kanssa. Tällä tavoin on pyritty varmistamaan, että yhteistyössä otetaan huomioon myös Kansalliskirjaston näkökulma metatiedon kehittämisessä ja kehittämishankkeiden eteenpäin viemisessä.
Metatiedon tuottaminen tulevaisuudessa
Kaavio: Matti Sarmela
Onix on kirja-alan tuoteformaatti, jolla on yhteneväisyyksiä kirjastojen käyttämien luettelointiformaattien kanssa. Onix-tietoa käytetään jo tällä hetkellä luettelointitiedon pohjana, kun kustantajalta saadaan ennakkotietoja. Onix-datan prosessi selvisi NextMedian eReading -hankkeessa. Jo silloin pohdittiin, miten ja missä vaiheessa tietoa voidaan lisätä, rikastaa ja tarvittaessa käyttää puoliautomaattisia tai automaattisia indeksointisovelluksia. Tätä työtä jatkettiin projektiryhmässä eri toimijatahojen asiantuntijoiden kanssa.
Tiedon avoimuus, tasalaatuisuus ja lineaarisuus sekä nopea toimitus suoraan asiakkaalle ovat kirjastoille kynnyskysymyksiä. Onix–data on vapaata bibliografista tietoa, sitä muokkaamalla ja rikastamalla tuotetaan kuvailutietoa, jota kirjastot voivat käyttää verkkokirjastoissaan. Näistä syistä kuvailuprosessia ryhdyttiin kehittämään siitä lähtökohdasta, että kuvailutiedon tuottamiseen tarvitaan yleisten kirjastojen kuvailukeskus. Se, tekeekö kuvailukeskus kuvailutyön vai hankintaanko se alihankintana, on vielä avoin asia.
Luettelointityö muuttuu koko ajan yhä vaativammaksi asiantuntijatyöksi, kun uudet kuvailuformaatit (mukaan lukien RDA) otetaan käyttöön, Asiantuntijoiden kouluttaminen on kallista. Mikäli halutaan pysyä kirjastojärjestelmäkeskeisessä luettelointityössä, on huomioitava kustannukset, jotka tulevat järjestelmätoimittajilta, kun luodaan luettelointiyhteyksiä Melindaan.
Mikäli kuvailutietoa muokkaa jokin muu taho kuin kirjastot itse, se saattaa myös muuttua tekijänoikeuslain alaiseksi, jolloin sitä ei voi jakaa tai käyttää vapaasti ja maksuttomasti. Lisähaaste syntyy, kun yleiset kirjastot haluavat kehittää metatietoa palvellakseen asiakkaita paremmin. Kehitystyö voi hidastua, jos asiasta joudutaan neuvottelemaan kolmannen osapuolen kanssa. Myös tilanne, jossa ulkopuolinen kuvailutiedon tuottaja poistuu jostain syystä markkinoilta, voi aiheuttaa ongelmia, mikäli kuvailutiedon tuottamiseen muulla tavoin ei ole varauduttu.
Lopuksi
Metatietoprosessin uudistaminen on yleisissä kirjastoissa sekä järjen että tunteen asia. Tähän asti on tehty erinomaista työtä lukuisissa toimipisteissä ympäri Suomea, mutta nyt käytössämme on automaattisia menetelmiä ja uusia työvälineitä, joiden avulla työtä voidaan organisoida uudelleen. Voimme myös ottaa osaa koko kirja-alan yhteiseen prosessiin. On tärkeää katsoa kokonaisuutta uudesta näkökulmasta ja saada yleisten kirjastojen metatiedon huippuosaaminen näkyväksi niin kirjastoissa kuin koko kirja-alalla.
Kuva: Jonas Tana
Virva Nousiainen-Hiiri
Helsingin kaupunginkirjasto – yleisten kirjastojen keskuskirjasto, toimistopäällikkö Hankinta- ja luettelointitoimisto sekä Metatiedon uudistamishanke ja Yleisten kirjastojen konsortio –hankkeiden puheenjohtaja
Kuva: Jonas Tana
Anna-Maria Soininvaara
Helsingin kaupunginkirjasto – yleisten kirjastojen keskuskirjasto, kirjastotoimen apulaisjohtaja
Molemmat kirjoittajat olivat mukana NextMedia –hankkeessa yleisten kirjastojen edustajina.
Jälleen kerran kirjastojen rooli metatiedon tuottajana vaatii uudelleenarviointia ja uuden suunnan etsimistä. Edessä on runsaasti haasteita – kuvailusäännöstön vaihtuminen, kansallisen yhteistyön eri vaihtoehdot, kuvailtavan aineiston monipuolistuminen, niukkenevat resurssit. On siis hyvä, että kirjastojen tuottamasta metatiedosta, sen ominaispiirteistä, mahdollisuuksista ja tuottamisen tavoista viritellään keskustelua. Kiitos siitä kirjoittajille! Tosin ihan niin tyhjästä keskustelua ei kuitenkaan olla käynnistämässä kuin tekstin pohjalta voisi olettaa – metatiedon prosesseja, yhteistyötä, asiakaslähtöisyyttä ja datan avoimuutta on pohdittu viime vuosina runsaasti eri yhteyksissä. Erilaisia käyttäjätutkimuksiakin aiheesta on tehty.
Mistä puhumme kun puhumme kuvailukeskuksesta?
Kokonaisarkkitehtuurissa on nimetty ne elementit, jotka liittyvät kuvailuprosessin eri vaiheisiin, mutta sen rinnalle tarvitaan useitakin vaihtoehtoisia kuvauksia siitä, millainen metatietoprosessi jatkossa tulee olemaan ja miten kirjastot niihin asemoituvat. Onko meillä jatkossakin yksittäisiä kirjastotietokantoja, joihin kuvailutietoa siirretään? Mitä uutta ratkaisuksi tarjottu mahdollinen kuvailukeskus tuo tähän prosessiin? Mikä kirjaston arjessa muuttuu, jos se hyödyntää kuvailukeskuksen palveluita mutta ei kuulu Melindaan? Missä määrin Finnan käyttöönotto vähentää kirjastojen kuvailutyön tarvetta – vai vähentääkö se sitä ollenkaan?
Mitä valitsemme, jos valitsemme kuvailukeskuksen? Muutamat maininnat tekstissä – ”mikäli halutaan pysyä kirjastojärjestelmäkeskeisessä luettelointityössä”, ”pitääkö sen [yhteisluettelon] tukea kirjastoammattilaisten työtä vai parempaa asiakaspalvelua?” – saavat lukijan ymmälleen. Miten kirjastot tuottaisivat ja ylläpitäisivät metatietoa kirjastojärjestelmän ulkopuolella? Ovatko kirjastoammattilaisen kuvailutyö ja parempi asiakaspalvelu aina toisensa poissulkevia? Kyseiset tekstinkohdat liittyvät todennäköisesti Melindaan ja sen ominaisuuksiin, mutta mikä voisi olla vaihtoehto? Millaista on kirjaston luettelointityö, joka ei ole kirjastojärjestelmäkeskeistä? Onko olemassa jonkinlainen näkemys siitä, millainen vaihtoehtoinen, vähemmän kirjastomainen ja asiakaslähtöisempi kuvailutyökalu voisi olla?
Paljonhan riippuu myös kirjastojen käyttö- ja hakuliittymistä ja niiden ominaisuuksista. Viime aikoina on eri yhteyksissä tuotu esiin sitä, kuinka vähän kirjastojen asiakkaat käyttävät asiasanoja tiedonhaussa. Jopa asiasanoituksen mielekkyys ja tarpeellisuus on asetettu kyseenalaiseksi. On kuitenkin hyvä muistaa, että asiasanojen käyttöön ei ole juurikaan verkkokirjastoissa opastettu, ja asiasanoja on pitänyt etsiä erillisistä käyttöliittymistä (Vesa, Kaunokki, Musa). Tilanne on nyt muuttumassa, kun käyttöliittymissä tarjotaan aktiivisesti asiasanoja muun muassa haun jatkojalostamiseen. Myös tulossa olevat ontologiat hierarkioineen tulevat tuomaan uusia ominaisuuksia tiedonhakuun.
Tiedonsiirrosta linkittämiseen?
Kuvailukeskuksen ytimen näyttäisi muodostavan Onix-tiedonsiirtoformaattiin perustuva yhteistyö kotimaisten kustantajien kanssa. Yhteistyö perustuisi vastavuoroisuuteen ja kuvailutiedon vaiheittaiseen rikastamiseen. Se vahvistaisi viimekädessä suomalaisen kirjallisuuden asemaa muun muassa lisäämällä kaupallista aktiivisuutta.
Onix todennäköisesti vastaa nykytilanteessa kotimaisen kirjallisuuden metatietojen siirtoon ja rikastamiseen liittyviä tarpeisiin. Kotimainen kirjallisuus muodostaa kuitenkin vain osan kirjastojen hankkimasta aineistosta. Harvassa ovat ne kirjastot, joiden kokoelma koostuu lähes yksinomaan kotimaisesta kirjallisuudesta. Esimerkiksi Turun kaupunginkirjastossa kuvailtiin vuonna 2014 noin 24 850 nimekettä. Niistä noin 62 prosenttia oli kirjoja (15480 nimekettä), ja näistä noin puolet eli 7 580 oli suomenkielisiä. Kirjoja hankittiin 35 muulla kielellä. Lähes saman verran kuin kotimaista kirjallisuutta, 7 220 nimekettä, oli erilaista av-aineistoa kuten musiikki- ja elokuvatallenteita, pelejä sekä äänikirjoja. Onix kattaisi Turun kaupunginkirjastossa siis vain noin kolmasosan vuosittaisen hankinnan kuvailusta, ja juurikin sen helpoimmin kuvailtavan osuuden. Miten tämä muu hankinta kuvailtaisiin – omana työnä, ostopalveluna joltakin kolmannelta osapuolelta vai kirjastojen keskinäisenä yhteistyönä?
Tulossa oleva kuvailusäännöstö, Resource Description and Access (RDA), kuitenkin kyseenalaistaa nykyisenkaltaiset kuvailu- ja tiedonsiirtokäytännöt. Säännöstö soveltaa funktionaalisen luetteloinnin käsitemallia, jossa aineistosta tunnistetaan ja kuvaillaan eri tasoja: teos, ekspressio, manifestaatio ja kappale. RDA-säännöstön täysipainoinen soveltaminen edellyttää, että nämä kuvailtavan objektin tasot saavat oman yksilöllisen tunnisteensa samoin kuin aineistoon liittyvät toimijat ja sen sisältöä kuvaavat ontologiakäsitteet.
Tunnisteet mahdollistavat kuvailutietojen linkittämisen ja näin jo tehdyn työn hyödyntämisen. Niiden myötä syntyy semanttinen verkko, joka mullistaa kuvailutyön luonteen ja mahdollistaa metatiedon linkittämisen ja yhdistämisen verkon muiden sisältöjen kanssa. Tämä on vielä ehkä kaukaistakin tulevaisuutta, mutta se on syytä ottaa huomioon kun tehdään pitkälle tulevaisuuteen kantavia suunnitelmia.
RDA voisi olla se liima, joka tiivistää ja syventää kirja-, kirjasto- ja julkaisualan keskinäistä integraatiota ja yhteistyötä. Se myös konkreettisesti vähentää työtä: esimerkiksi uutuusromaanin sisältö- ja tekijätiedot kuvaillaan järjestelmään vain kerran ja jatkossa siihen linkitetään käännökset, uudet painokset, eri formaateissa ilmestyneet versiot.
Konkretiaa!
On tärkeää pohtia metatiedon funktioita, laatua ja tuottamisprosessia. Niiden rinnalle tarvitaan kuitenkin konkreettisia suunnitelmia ja tavoitteita. Tarvitaan tietoa siitä, mitä kuvailukeskus voisi kirjastoille tarjota ja millainen sen rooli voisi kirjastojen arjessa olla. Tarvitaan kirjastoissa testattua kuvailukeskuksen ja metatiedon tuottamisen visiota ja siihen perustuvaa tiekarttaa, tarvitaan tahtotilaa ja päätöksiä, kustannusanalyyseja ja palvelulupausta, jotta tulevaisuutta voidaan rakentaa ja siihen voidaan varautua.
Akuuteista haasteista voidaan ottaa esimerkiksi ne kysymykset, joihin etsitään vastauksia Vaski-kirjastoissa. On harkittava Melinda-yhteistyön käynnistämistä Kansalliskirjaston kanssa. Samaan aikaan on valmistauduttava RDA-kuvailusäännöstön käyttöönottoon niin järjestelmän kuin kuvailun toimintakäytäntöjen osalta ja koulutettava kirjastojen henkilökuntaa. Todennäköisesti vuoden kuluttua on ryhdyttävä valmistelemaan metatiedon hankintapaikan kilpailutusta, koska voimassaoleva sopimus ja siihen liittyvä optiovuosi ovat umpeutumassa.
Millä tavoin kuvailukeskus pitäisi ottaa huomioon, kun näitä tulevia isoja haasteita lähdetään ratkomaan? Millä tavoin nämä haasteet on huomioitu kuvailukeskuksen toimintaa suunniteltaessa? Nähdäänkö kuvailukeskuksen rooli jatkossa myös jonkinlaisena kuvailuasioihin liittyvänä yleisten kirjastojen neuvontajanan, jopa auktoriteettina?
Missä olemme viiden vuoden kuluttua?
Yleisten kirjastojen neuvoston yhteisluettelotyöryhmän loppuraportti 2010 (http://www.kirjastot.fi/sites/default/files/content/Yhteisluetteloraportti-2010_4.pdf) täyttää tämän vuoden viimeisenä päivänä viisi vuotta. Sen ilmestymisen jälkeen Melinda-metatietovaranto on otettu käyttöön ja sen käyttö on laajentunut, mutta tällä hetkellä sieltä on löydettävissä yleisistä kirjastoista vain PIKI-kirjastojen tuottama metadata. Suomessa taitaa edelleen olla kirjastoja, joiden tietokannan sisäinen formaatti on Finmarc. Toivottavasti nyt viriävän keskustelun myötä päästään tällä kertaa nopeammin tuloksiin ja niin, ettei osa kirjastoista syrjäydy kehityksestä.
Kaisa Hypen
Turun kaupunginkirjasto
Aart de Heer
Turun kaupunginkirjasto
Tarve metatiedon tuottamisen tehostamisesta on noussut esiin kirja-alan eri toimijoiden taholta. Nykyisin metatiedon tuottamiselle on asetettu varsin korkeita laatu- ja nopeusvaatimuksia. Myös rikastetulle metatiedolle on entistä laajempi tarve niin yleisen kirjaston kuin verkkokaupankin puolella.
Kustannustehokas metatiedon tuottaminen edellyttää keskitettyä ja verkottunutta palvelumallia. Nykyistä metatiedon tuottamisen prosessia on uudistettava. Julkisen ja kaupallisen sektorin voimavarojen yhdistämisellä voidaan saada kustannustehokkaasti aikaan rikkaampaa, ajantasaisempaa ja yhdenmukaisempaa tuotetietoa hankinnan ja asiakaspalvelun tueksi. Tämä edellyttää rohkeutta uudistaa nykyisiä totuttuja toimintamalleja ja tahtoa rakentaa uudenlaista kumppanuutta julkisten ja kaupallisten toimijoiden kesken.
Yhteistyön syventäminen johtaa siihen, että asiakkaan kokemus erilaisista kirjallisuutta tarjoavista palveluista paranee ja tulee hieman yhtenäisemmäksi. Monikanavaisesti toimivalle kirjan kuluttajalle tämä on helpotus ja luo luottamusta palveluihin. Mitä helpommin kuluttaja löytää itselleen merkityksellisen tiedon kirjallisuudesta, sitä palkitsevampi on palvelun käyttökokemus. Tutkimusten mukaan tuotetietojen laadulla on suora vaikutus verkkopalvelun käyttötyytyväisyyteen ja siihen, miten asiakas luottaa palveluun. Käyttötyytyväisyys ja luottamus puolestaan vaikuttavat suoraan siihen, miten asiakas sitoutuu palvelun käyttäjäksi jatkossa.
Useat metadatan hyödyntämistä tarkastelevat tutkimukset korostavat myös sosiaalisen metadatan merkitystä lukijalle ja kirjan ostajalle. Lukija-arviot, tähtiarvostelut ja suositukset ovat erityisen merkityksellisiä, jos ne perustuvat riittävän monen kuluttajan mielipiteeseen. Yksittäinen yksityisen tai julkisen sektorin toimija voi kerätä sosiaalista metadataa, mutta määrät jäävät pieniksi, yksittäisiksi mielipiteiksi, eivätkä välttämättä vakuuta kriittistä kuluttajaa. Sosiaalisen median yksi tärkeä etu on joukkoistamisen idea: lukijan omat kommentit ja tiedon tuottaminen (kirja-arviot, tähditykset, omat kirjahyllyt jne.) sitouttavat myös tekijän palvelun uskolliseksi käyttäjäksi.
Mikäli artikkelissa esitetty avoimen datan vaatimus tarkoittaa kaiken tiedon maksuttomuutta kaikille eri toimijoille, se nostaa esiin kysymyksen siitä, että miten metadatapalvelut jatkossa tuotetaan kannattavasti. Keskitetty tuotanto tietenkin tehostaa ja suoraviivaistaa ylläpitoa, mikä tuo merkittäviä kustannussäästöjä.
Kaupallinen kirja-ala hyödyntää laajasti ONIX-standardia ja siitä on mahdollista tuottaa palvelua yleisten kirjastojen tarpeisiin: nopeasti ajantasaista tietoa kaupallisesti saatavilla olevista nimikkeistä. Roolit ja ansaintalogiikat kannattaa selkeästi sopia, jotta yhteiset tavoitteet saavutetaan.
Yhteiset intressit ovat selvät: kirjan hyväksi ja lukemisen edistämiseksi. Kaikkia alan toimijoita yhdistää tarve tuoreen ja rikastetun metatiedon tuottamiselle entistä kustannustehokkaammin. Lisäksi tulee mukaan joukkoistamisen idea: lukijan omat kommentit ja tiedon tuottaminen (kirja-arviot, tähditykset) sitouttavat myös tekijän palvelun uskolliseksi käyttäjäksi.
Tuula Pelkonen-Tiri
Kirjavälitys Oy
Eija Weck
Kirjavälitys Oy
Kuinka monta selvitystä tarvitaan, että yleiset kirjastot saavat yhteisluettelon?
Tämän hetkinen vastaus on: “Ilmeisesti enemmän kuin kolme.”
Kun Virva Nousiainen-Hiiri ja Anna-Maria Soininvaara kirjoittavat “Sinänsä metatieto ja yhteisluettelo ovat pyörineet kirjastoalan keskusteluissa pitkään, mutta uutta potkua molempiin tuli Next Media -hankkeen myötä vuonna 2012”, ensimmäinen ajatus on harmi siitä, että vuoden 2012 hankkeen hedelmät kypsyivät vasta nyt yhteisesti makusteltavaksi.
On hyvä, että koko kirjastosektoria koskevaa hanketta arvioidaan ja pohditaan sen vaikutuksia kirjastoihin. Tämän kaiken panostamisen ja YKN:n strategisten linjausten jälkeen olisi kuitenkin hyvä, jos tutkittaisiin ensi alkuun, mihin kaikkeen Melinda on kehitettävissä. PIKIn Melinda-pilotti on edennyt ja keväällä 2015 siirryttiin tuotantokäyttöön. Anders-kirjastojen liittymisprosessi Melindaan on meneillään. Kaikilta osin Melinda ei ole vielä valmis: hiottavia kohtia on. PIKIn näkökulmasta yhteistyökumppanit ovat kuitenkin olleet sitoutuneita ja ratkaisuja ongelmiin on löydetty.
Kirjoituksessa todetaan, että “Luettelointityössä on selvästi jätetty hyödyntämättä kaikki keskittämisen mahdollisuudet.”
Päinvastoin. Juuri tätähän koko hankkeessa tavoitellaan. Tavoitteena on muun muassa luettelointityön tehostaminen, jossa esimerkiksi päällekkäinen työ vähenee.
Kirjoituksessa on paljon yleisten kirjastojen vaatimuksista/odotuksista/tarpeista. Tämä olisi syytä perata läpi etenkin kun Melindaa on rakennettu sille ajatukselle, että kaikki kirjastosektorit olisivat yhtä isoa metadata-perhettä. Tapa jolla yleisten kirjastojen tarpeita käsitellään kirjoituksessa antaa ymmärtää, että nyt tuosta kirjastosektorit ylittävästä yhteistyöstä oltaisiin irtisanoutumassa.
Kirjoituksessa nousee myös esiin “epäilys, onko nykyisenkaltainen Melinda-konsepti toimiva yleisissä kirjastoissa.”
PIKIn pilotin perusteella tällä hetkellä näyttää, että ne hyödyt, joita yleiset ovat nähneet Melindassa ja jotka on listattu YKN:n Melinda-työryhmän sivulle (http://www.kirjastot.fi/fi/kirjastoala/melinda#.Ves1wGTtlBd) toteuvat, mikäli mukaan liittyy muitakin yleisiä kirjastoja.
Kun “Melindaan vai ei Melindaan” -yhteisluettelopohdinta on nyt uudelleen avattu, aloitettaneen kuvailukeskus-selvitys, jonka jälkeen kuvailukeskus voi tulla tai olla tulematta. Miten yleisten kirjastojen Melinda-prosessi ja luettelointityön kehittäminen etenee tuona aikana? Poissuljettu toivottavasti ei ole se järkevä ja rakentava vaihtoehto, että Melinda laajenee yleisissä kirjastoissa ja jos kuvailukeskus perustetaan, niin se ottaisi sitten aikanaan kuvailun hoitoonsa ja käyttäisi siinä Melindaa. Näin erilaiset pohjatyöt ja pilotissa tehty työ eivät menisi hukkaan ja kirjastot voisivat hyötyä jo välivaiheesta ennen kuvailukeskusta.
Maarit Helén ja Petri Tonteri
Tampereen kaupunginkirjasto
Metatietoon liittyviä hankkeita on parhaillaan meneillään Suomessa useita. Kansalliskirjaston vetämä Melinda-metatietovarannon kehittämishanke on jo hyvässä vauhdissa, yleisten kirjastojen kuvailukeskus vasta alustavasti suunnittelupöydällä. Next Median eReading-hankkeen virittelemä keskustelu metatiedosta on ollut ilahduttavan vilkasta, mutta muutama täsmennys faktoihin on tässä vaiheessa paikallaan.
Kirja-alalla on tehty yhteistyötä metatiedon tuotannon osalta jo kauan. Kansalliskirjasto on toiminut aktiivisesti yhteistyössä julkaisijoiden ja erityisesti Kirjavälityksen kanssa jo 20 vuotta. Yhteistyön tuloksena Kansalliskirjasto ja Kirjavälitys ovat yhdessä perustaneet Onix-keskuksen, joka ylläpitää Suomessa Onix-standardia. Käytännössä standardin kansallinen kehitys- ja ylläpitotyö on ollut Kansalliskirjaston vastuulla, ja erityinen vastuu Kansalliskirjastolla on standardin bibliografisen osuuden ylläpidosta.
Tämän yhteistyön kautta Kansalliskirjasto saa Melindaan päivittäin Kirjavälityksen ennakkotiedot ja ns. tuotetiedon eli kirjankannet, takatekstit ja muun esittelyaineiston. Kansalliskirjaston ja Kirjavälityksen välisen sopimuksen mukaisesti tuotetiedot ovat levitettävissä Finnan ja Melindan kautta muille kirjastostoille. Lisäksi Kansalliskirjasto saa ennakkotietoja pieniltä kustantajilta ja tekee ison osan ennakkotietoja itse ja välittää nämä puolestaan Kirjavälitykselle, jolla on oikeus välittää tiedot kirjakaupoille ja muille omille asiakkailleen.
Lisäksi pari huomiota:
Artikkelissa todetaan, että käynnissä on kaksi isoa hanketta (Finna ja Melinda), joissa on päällekkäisyyttä. Näin ei voida sanoa. Kyseisten hankkeiden ja järjestelmien tavoitteet ja roolit poikkeavat toisistaan selvästi. Melinda on tarkoitettu tiedon tuottamiseen ja Finna tiedon esittämiseen. Melinda on taustajärjestelmä (backend), kirjastolaisille tarkoitettu tiedon kuvailuympäristö. Finna puolestaan on asiakasliittymä ja hakuympäristö (frontend), joka on tarkoitettu loppukäyttäjille kuten kirjastojen asiakkaille. Melinda on toimintamalli/konsepti, joka voidaan tulevaisuudessa istuttaa uudelle alustalle, joka korvaa nykyisen Alephin. Melindan pohjana on korkeakoulukirjastojen Linda-järjestelmä, joka on toiminut yli 20 vuotta ja tällä hetkellä käytössä on kolmas järjestelmäalusta.
Artikkelissa epäillään Melinda –konseptin toimivuutta yleisten kirjastojen osalta. Tätä on aivan liian aikaista arvioida. Yleisten kirjastojen pilotointi on vielä kesken sekä Piki-kimpan että Anders-kimpan osalta. Kokemuksia vakiintuneesta tuotantokäytöstä ei toistaiseksi ole. Todelliset hyödyt ja synergiaedut näkyvät siinä vaiheessa, kun uusi tapa toimia on vakiintunut ja myös joitakin muita yleisiä kirjastoja on liittynyt Melindaan. Piki-pilotissa on luotu toimintamalli, rajapinnat ja työkalut yleisten kirjastojen Melindaan liittymiselle. Seuraavien kirjastojen osalta asiat voidaan tehdä nopeammin ja helpommin.
Lisäksi on hyvä huomata, että RDA (Resource Description and Access) on kuvailusäännöstö, ei formaatti. Suomessa RDA-säännöt otetaan käyttöön vuodesta 2016 alkaen MARC21-formaatissa ja nykyisillä tietojärjestelmillä. Tavoitteena on, että uusi RDA-säännöstöä ja avoimen linkitetyn datan tuottamista paremmin tukeva tietomalli korvaa nykyisen tietuemuotoisen tiedontallennusrakenteen tulevaisuudessa. Muutos vaatii kuitenkin vielä kansainvälisesti sekä uuteen tietomalliin/tietomalleihin että tietojärjestelmiin liittyvää kehitystyötä. Suomessa myös arkistot ja museot ottavat käyttöönsä henkilöiden, yhteisöjen ja sukujen kuvailua ohjeistavat RDA-säännöt, joten RDA:n myötä metatietojen tuotannossa tehtävä yhteistyö tulee kuitenkin jo nyt lisääntymään entisestään.
Kristiina Hormia-Poutanen (Liisa Savolainen, Nina Hyvönen ja Minna Olkinuora-Tauru)
Kansalliskirjasto
Viimeisen vuoden aikana on keskusteltu vilkkaasti metatiedosta ja yhteisluettelosta sekä suunnitelmista perustaa kansallinen kuvailukeskus. Olemme seuranneet keskustelua eri foorumeissa ja toisaalta käyneet myös keskusteluja asiakaskirjastojemme kanssa. Tällä foorumilla julkaistuissa puheenvuoroissa on viitattu yritykseemme monin tavoin.
Suomen Kirjastoseura, Kansanvalistusseura ja kirjastoalan aatteelliset yhdistykset perustivat Kirjastopalvelu-nimisen yrityksen vuonna 1961 tarjoamaan palveluja keskitetysti yleisten kirjastojen tuon ajan tarpeisiin. Vuonna 1995 yritys siirtyi osaksi ruotsalaista saman alan BTJ-konsernia. BTJ on lyhenne sanasta Bibliotekstjänst. BTJ Sverigen lisäksi Suomen Kirjastoseura omistaa BTJ:stä edelleen 10 prosenttia. Suurin asiakasryhmämme on yhä, kuten aikaisemminkin, yleiset kirjastot. Niiden lisäksi tuotteitamme ja palvelujamme kehitetään ja tarjotaan myös ammattikorkeakoulu- ja korkeakoulukirjastoille, erikois- ja yrityskirjastoille, kouluille, yrityksille ja julkishallinnolle.
BTJ on Suomessa yleisten kirjastojen aineistonvälityksessä valtakunnallinen toimija. Luetteloimme suomen- ja ruotsinkielisen kirjallisuuden kattavasti. Muista aineistoista (muunkielisen kirjallisuus, kartta-aineistot sekä musiikki- ja AV-aineistot) luetteloimme yleisten kirjastojen hankkimaa aineistoa – myös sellaista aineistoa, joka ei kuulu aineistovälityksemme piiriin. Teemme yhteistyötä myös kansainvälisesti. Yhteistyökumppaniemme avulla pystymme tarjoamaan luettelointitietueita laajasti suomalaisille kirjastoille. Käytössämme on myös Ruotsin BTJ:n luettelointitietokanta. Saamme yhteistyökumppaneiltamme tietueita, jotka muokkaamme ja rikastamme suomalaisten kirjastojen tarpeisiin sopiviksi.
Kirjastojen monipuoliseen palvelemiseen keskittyvän yrityksen vahvuuksia ovat kirjastomaailman ja kirjastoasiakkaiden hyvin pitkäaikainen tuntemus. Päämäärämme on kehittää, tuottaa ja tarjota hyödynnettäväksi palveluitamme ja tuotteitamme, jotka helpottavat kirjastojen ja koulujen toimintaa ja vapauttavat resursseja asiakaspalveluun ja muuhun ydintoimintaan. Olemme sitoutuneet kehittämään ja investoimaan pitkäjänteisesti kaikkiin toimialaan liittyviin toimintoihin tuoden tarjolle mahdollisuuksia avata säännöllisesti uusia polkuja ja näkökulmia toimialamme kehittymiseksi edelleen.
Yrityksemme syntyi kirjasto- ja kirja-alan toimijoiden yhteistyönä, ja meillä on yhä tiiviit yhteydet kirjasto- ja kustantajakenttään: luettelointipalvelumme tukena toimivat mm. asiakasohjausryhmät. Pienessä maassa jo olemassa olevan valtakunnallisen toimijan palveluiden hyödyntäminen on osapuolille avointa, kustannustehokasta ja tietotekniikkaa laajasti hyväksikäyttävää perustuen onnistuneen yhteistyön malliin. Työ tehdään pääsääntöisesti ja valtaosin vain yhteen kertaan, mikä hyödyttää ja tehostaa olennaisesti kaikkien osapuolien toimintaa. Yleisen toimintaympäristön digitalisoitumisen edistymisestä ja tietotekniikan laajasta hyödyntämisestä huolimatta kuvailutiedon tuottaminen tulee perustumaan ainakin keskipitkällä aikavälillä edelleen kirjasto- ja informaatioalan ammattilaisen vahvaan ammattitaitoon perustuvaan työpanokseen. Työtä tukevat toki jatkossa uudenlaiset välineet ja lähteet.
Metatieto on ydin, jonka perusteella asiakkaat suunnistavat löytääkseen kiinnostavaa aineistoa. Sen tuottamisen ja tarjoamisen kustannukset on jollain tavalla katettava, myös lisääntyvän niukkuuden oloissa. Tämä on tosiasia, jota emme voi nykymaailmassa välttää, olipa tarjoajana yksityinen tai julkinen toimija. Nykyisessä mallissa kustannukset katetaan kertaalleen, jakamisen tapaa voidaan alati kehittää sopivampien mallien tullessa tarjolle ja hyväksytyiksi. Vastapainona tarjolla on alati kehittyvä, asiakasnäkökulmaa paremmin huomioiva metatieto laajoine rikasteineen.
Lisääntyvän niukkuuden oloissa toimialan voimavaroja ei ole syytä hajottaa usean samankaltaisen ratkaisun synnyttämiseen. Järkevällä yhteistyöllä kaikilla on mahdollisuus pärjätä tulevaisuudessa paremmin. Koko alan keskeisimmissä valintatilanteissa kannattaa hyödyntää toimijoiden pitkää kokemusta ja osaamista omilla erityislohkoillaan. Punnituilla ratkaisuilla kehitämme alaamme voimavaroja tuhlaamatta järkevästi eteenpäin. Puhumme lopultakin onnistuneista valinnoista, kun puhumme metatiedosta ja sen tulevaisuudesta.
Juha Anttila
BTJ Finland Oy
Minna Kantanen
BTJ Finland Oy